BOLAGSSTYRNING

Principer för bolagsstyrning

Addtechkoncernen ser en sund bolagsstyrning som en viktig grund för att uppnå en förtroendefull relation till aktieägarna och andra viktiga parter. Svensk kod för bolagsstyrning, som tillämpas av Addtechkoncernen, syftar till att skapa en god balans mellan aktieägarna, styrelsen och den högsta ledningen. En förnuftig bolagsstyrning, med hög standard när det gäller öppenhet, tillförlitlighet och etiska värderingar, har alltid varit en vägledande princip för Addtechkoncernens verksamhet.

Efterlevnad av den svenska koden för bolagsstyrning 

Addtechs aktier är upptagna till handel vid Nasdaq Stockholm och Addtech följer således Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter. Addtech tillämpar såsom noterat bolag också Svensk kod för bolagsstyrning (Koden), vilken finns tillgänglig på www.bolagsstyrning.se. Avvikelser från bolagsstyrningskoden och motiveringar härtill redovisas löpande i texten. Bolaget avviker på en punkt, i avsnittet om kvartalsvis revisorsgranskning. 

Denna rapport om bolagsstyrning är granskad av bolagets revisor. Adress till bolagets hemsida är www.addtech.se 

Efterlevnad av tillämpliga regler för börshandel

Inga överträdelser mot tillämpliga börsregler har förekommit under 2020/2021 och Addtechs verksamhet har genomförts i enlighet med god praxis på aktiemarknaden. 

Aktier och aktieägare 

Addtech AB:s aktiebok förs av Euroclear Sweden AB. Per den 31 mars 2021 hade Addtech 9 409 aktieägare enligt aktieboken och det totala antalet aktier uppgick till 272 793 984 fördelat på 12 885 744 A-aktier, med vardera 10 röster, och 259 908 240 B-aktier, med vardera en röst. Det totala antalet röster uppgick till 388 765 680. Mer information om Addtechs aktie och dess aktieägare återfinns i  årsredovisningen under avsnittet Addtechaktien. 

Viktiga händelser 2020/2021 

Den 28 augusti 2020 meddelades beslut från Addtechs årsstämma, däribland beslut om utdelning av 1,00 SEK per aktie, vilket var en utdelningsandel om 31 procent, motsvarade 269 MSEK. Stämman beslutade också om en aktiesplit där antalet aktier i bolaget ökades genom att varje aktie, oavsett serie, delades upp på fyra aktier. Under verksamhetsåret har totalt 14 förvärv genomförts vilka tillför en årsomsättning om cirka 1 140 MSEK.

Bolagsordning

Enligt bolagsordningen är bolagets firma Addtech Aktiebolag och räkenskapsår omfattar perioden 1 april till 31 mars. Bolagsordningen saknar särskilda bestämmelser om tillsättande och entledigande av styrelseledamöter samt om ändring av bolagsordningen. Bolagsordningen innehåller inga begränsningar i fråga om hur många röster varje aktieägare kan avge vid en bolagsstämma. För bolagsordningen i sin helhet, som i sin nuvarande form antogs vid den ordinarie bolagsstämman den 28 augusti 2020, se bolagets hemsida, avsnittet Investerare/Bolagsstyrning/Bolagsordning.

Bolagsstämma

Aktieägarnas inflytande i bolaget utövas vid årsstämman, eller i förekommande fall vid extra bolagsstämma, som är Addtechs högsta beslutande organ. Årsstämma ska hållas i Stockholm inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. Vid årsstämman tas bland annat beslut om val av styrelse och styrelseordförande, val av revisor, fastställande av resultaträkning och balansräkning, disposition beträffande bolagets vinst och ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och VD, valberedningen och dess arbete samt riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. På Addtechs hemsida finns information om bolagets tidigare årsstämmor. Där finns även information om aktieägarnas rätt att få ärenden behandlade på årsstämman och när aktieägares begäran om sådant ärende ska vara Addtech tillhanda. Några särskilda arrangemang i fråga om bolagsstämmans funktion, på grund av bestämmelse i bolagsordningen eller såvitt känt är för bolaget på grund av aktieägaravtal, tillämpas inte av bolaget.

Beslut vid bolagsstämma fattas normalt med enkel majoritet och vid val anses den vald som har fått flest röster. För vissa beslut, såsom ändring av bolagsordningen, krävs dock beslut av en kvalificerad majoritet. 

Årsstämma 2020

Addtechs årsstämma ägde rum fredagen den 28 augusti 2020 i Stockholm. Vid stämman var 215 aktieägare representerade, personligen, genom ombud eller genom poströstning. Dessa representerade 64,33 procent av rösterna och 51,44 procent av kapitalet. Till stämmans ordförande valdes styrelseordförande Anders Börjesson. 

Vid stämman närvarade ett begränsat antal medlemmar ur styrelsen och koncernledningen på grund av rådande covid-19 pandemi. Auktoriserade revisorn Joakim Thilstedt, huvudansvarig revisor för Addtech, var också närvarande vid stämman. 

De beslut som årsstämman fattade var:

• Utdelning om 1,00 krona per aktie.
• Omval av styrelseledamöterna Eva Elmstedt, Kenth Eriksson, Malin Nordesjö, Ulf Mattsson, Johan Sjö och Henrik Hedelius samt nyval av styrelseledamoten Niklas Stenberg. Till styrelsens ordförande valdes Johan Sjö.
• Omval av det registrerade revisionsbolaget KPMG AB för en period om ett år.
• Årsstämman beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.
• Årsstämman beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, att utställa köpoptioner på återköpta aktier samt överlåtelse av återköpta aktier till ledningspersoner.
• Styrelsen bemyndigas att före nästa årsstämma förvärva högst så många aktier av serie B, att bolagets innehav av egna aktier vid var tid inte överstiger 10 procent av samtliga aktier i bolaget.
• Styrelsen bemyndigas att besluta om nyemission upp till 5% av antalet B-aktier som betalningsmedel vid förvärv.
• Årsstämman beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, om aktieuppdelning (split) samt därmed sammanhängande ändring av bolagsordningen.
• Årsstämmans övriga beslut framgår av det fullständiga protokollet som, tillsammans med övrig information om årsstämman, finns tillgängligt på www.addtech.se

Årsstämma 2021

Addtechs årsstämma 2021 kommer att hållas torsdagen den 26 augusti. För ytterligare information om årsstämman 2021, se Addtechs hemsida www.addtech.com 

Valberedningens uppgifter

Valberedningens uppgift är att på aktieägarnas uppdrag till årsstämman utvärdera styrelsens sammansättning och arbete, samt till årsstämman lämna förslag om ordförande vid årsstämman, styrelseledamöter, styrelseordförande och styrelsearvode, i förekommande fall val av registrerat revisionsbolag och revisionsarvoden samt principer för hur ledamöter av valberedningen ska utses. 

Valberedningens ledamöter uppbär ingen ersättning från bolaget för arbetet i valberedningen. Inför årsstämman 2021 hade valberedningen sex protokollförda möten. Valberedningens fullständiga förslag till årsstämman presenteras i kallelsen till stämman samt på bolagets hemsida.

Valberedningens sammansättning

Bolagsstämman har beslutat att nedanstående principer ska gälla tillsvidare. Det innebär att årsstämman inte årligen  fattar beslut om dessa principer och valberedningens uppdrag om inte själva principerna eller uppdraget ska ändras. Valberedningen består av representanter för de fem röstmässigt största aktieägarna per årsskiftet (ägargrupperade den 31 december). Styrelsens ordförande har i uppdrag att sammankalla valberedningen till dess första möte samt skall tillse att valberedningen erhåller relevant information om resultatet av styrelsens genomförda utvärdering av sitt arbete. Vidare skall styrelsens ordförande adjungeras vid behov. Valberedningen utser inom sig ordförande i valberedningen. Valberedningens sammansättning ska offentliggöras senast sex månader före årsstämman.

I enlighet härmed utsågs följande personer till ledamöter av valberedningen per den 31 december 2020: Anders Börjesson (utsedd av Tisenhult Invest), Henrik Hedelius (utsedd av Tom Hedelius), Marianne Nilsson (utsedd av Swedbank Robur Fonder), Per Trygg (utsedd av SEB Investment Management) och Mats Gustafsson (utsedd av Lannebo Fonder).  Valberedningens sammansättning presenterades i samband med avlämnandet av delårsrapport för tredje kvartalet den 4 februari 2021. Elisabet Jamal Bergström ersatte Per Trygg som företrädare i valberedningen för SEB Investment Management i mars 2021. Valberedningens sammansättning följer av de principer som fastställts av årsstämman. Ledamöter i valberedningen Valberedningen inför årsstämman 2021 (utsågs av de till röstetalet största ägarna per 31/12 2020).

Styrelsens uppgifter

Styrelsens huvudsakliga uppgift är att för ägarnas räkning förvalta koncernens verksamhet så att ägarnas intresse av långsiktigt god kapitalavkastning tillgodoses på bästa möjliga sätt. Styrelsen har det yttersta ansvaret för Addtechs organisation och förvaltningen av Addtechs verksamhet. Den ansvarar för koncernens långsiktiga utveckling och strategi, för att fortlöpande kontrollera och utvärdera koncernens verksamhet samt för de övriga uppgifter som följer av aktiebolagslagen.

Styrelsens sammansättning
I enlighet med bolagsordningen ska styrelsen bestå av minst tre och högst nio ledamöter. Ledamöterna tjänstgör från och med slutet av den årsstämma då de blir valda fram till slutet av nästa årsstämma. Det finns ingen gräns för hur många perioder i rad en ledamot kan sitta i styrelsen. Årsstämman 2020 omvalde styrelsens ledamöter Eva Elmstedt, Kenth Eriksson, Ulf Mattsson, Malin Nordesjö, Johan Sjö och Henrik Hedelius, samt valde Niklas Stenberg till ny styrelseledamot. Till styrelsens ordförande valdes Johan Sjö. Presentation av styrelsens ledamöter finns i årsredovisningen under avsnittet Styrelse samt på bolagets hemsida. 

Valberedningen har vid utarbetandet av sitt förslag till styrelse tillämpat punkt 4.1 i Koden som mångfaldspolicy och härmed beaktat att styrelsen, med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt, ska ha en ändamålsenlig sammansättning präglad av mångsidighet och bredd avseende kompetens, erfarenhet och bakgrund. En jämn könsfördelning ska eftersträvas. 

Styrelsens oberoende
Flera olika typer av oberoendekrav är tillämpliga på styrelsen och dess utskott. Addtech tillämpar oberoendekrav från tillämplig svensk lagstiftning, den svenska koden för bolagsstyrning och Nasdaq Stockholmsbörsens regler. Inför årsstämman utför valberedningen bedömning av styrelsens oberoende. Samtliga styrelseledamöter, förutom Johan Sjö som var anställd i bolaget till och med den 31 augusti 2019, samt Niklas Stenberg som är anställd i bolaget som koncernchef är oberoende i förhållande till bolaget. Av de ledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget är Eva Elmstedt, Kenth Eriksson och Ulf Mattsson även oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare. Styrelsen har därmed bedömts uppfylla kravet på att minst två av de styrelseledamöter som är oberoende av bolaget även ska vara oberoende av större aktieägare.

Arbetsordning
I enlighet med den svenska aktiebolagslagen fastställer styrelsen årligen en skriftlig arbetsordning för styrelsearbetet. Arbetsordningen innehåller regler för hur arbetet skall fördelas mellan styrelsens ledamöter inklusive dess utskott, antalet ordinarie styrelsemöten, ärenden som skall behandlas vid ordinarie styrelsemöten samt styrelseordförandens åligganden. Styrelsen har även utfärdat skriftliga anvisningar, där det anges hur den finansiella rapporteringen till styrelsen skall ske och hur arbetet mellan styrelse och verkställande direktören är fördelat. 

Ordförandens uppgift
Ordföranden ansvarar för att styrelsearbetet är väl organiserat, bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina skyldigheter. Ordföranden följer verksamheten i dialog med VD. Ordföranden ansvarar även för att övriga styrelseledamöter får den introduktion, information och dokumentation som är nödvändig för att hålla hög kvalitet i diskussioner och beslut, samt kontrollerar att styrelsens beslut verkställs. Ordföranden företräder Addtech i ägarfrågor.

Styrelsens arbete 2020/2021

Enligt styrelsens arbetsordning ska styrelsen sammanträda i anslutning till att delårsrapport avlämnas, vid ett årligt strategimöte och vid ett konstituerande sammanträde per år samt därutöver när situationen så påkallar. Antalet styrelsemöten under räkenskapsåret uppgick till 10, varav 4 före årsstämman 2020 och 6 efter årsstämman. Styrelseledamöternas närvaro framgår av följande tabell:

Samtliga sammanträden har följt en godkänd agenda, som tillsammans med dokumentation för varje punkt på agendan har tillhandahållits ledamöterna inför styrelsemötena. Vanligtvis pågår ordinarie styrelsemöte en halv dag för att ge tid för presentationer och diskussioner. Verkställande direktören, eller personen denne utser, är föredragande i alla frågor som avser bolagets och koncernens verksamhet.

Andra tjänstemän i bolaget deltar i styrelsens sammanträden såsom föredragande av särskilda frågor eller om så annars bedöms lämpligt. Bolagets ekonomidirektör är styrelsens sekreterare och tillika sekreterare i valberedningen. Styrelsen har vid sina möten avhandlat följande:

• Godkännande av väsentliga policyer såsom styrelsens arbetsordning, attestpolicy, finanspolicy, uppförandekod, insiderpolicy, kommunikationspolicy, hållbarhetspolicy och utdelningspolicy.
• Strategisk inriktning och väsentliga mål.
• Väsentliga frågor som rör optimering av kapitalstruktur, finansiering, utdelning, återköp av egna aktier, investeringar, förvärv och avyttringar av verksamheter.
• Uppföljning och kontroll av verksamheter, finansiell utveckling, informationsgivning och organisationsfrågor.
•  Genomgång med och rapport från bolagets externa revisorer.
• Genomgång med revisorerna utan koncernledningens närvaro för utvärdering av verkställande direktören och koncernledningen.
• Utvärdering av styrelsens arbete. Styrelseordföranden tar varje år initiativ till och leder utvärderingen.
• Godkännande av delårsrapporter, bokslutskommuniké och årsredovisning.
• Vid ett extra styrelsemöte i juni 2020 behandlades koncernens påverkan med anledning av corona-pandemin.
• Vid ett extra styrelsemöte under våren 2021 behandlades koncernens uppdaterade IT- och  informationssäkerhetsstrategi.

Utvärdering av styrelsens arbete
Styrelsen genomför årligen en utvärdering av sitt arbete. Styrelseordföranden tar varje år initiativ till och leder utvärderingen av styrelsens arbete. Syftet med utvärderingen är att vidareutveckla arbetsformer, dynamik, effektivitet och arbetsklimat liksom huvudinriktningen för styrelsens arbete. Denna utvärdering fokuserar även på tillgång till och behovet av särskild kompetens i styrelsen. I utvärderingen ingår intervjuer, gemensamma diskussioner samt att styrelseordföranden har individuella diskussioner med enskilda styrelseledamöter. Utvärderingarna diskuterades vid ett styrelsemöte och fungerar även som underlag för valberedningens arbete med att föreslå styrelseledamöter

Ersättningsutskott
Det av styrelsen utsedda ersättningsutskottet utgörs av styrelsens ordförande Johan Sjö och styrelseledamot Malin Nordesjö med verkställande direktören Niklas Stenberg som föredragande. Ersättningsutskottet utarbetar ”Styrelsens förslag till principer för ersättning till ledande befattningshavare”. Förslaget behandlas av styrelsen för att därefter läggas fram för årsstämmans beslut. Med utgångspunkt i årsstämmans beslut är det styrelsen som beslutar om ersättning till verkställande direktören. Verkställande direktören föredrar inte sin egen ersättning och deltar inte heller i styrelsebeslutet. På förslag av verkställande direktören fattar ersättningsutskottet beslut om ersättning till övriga medlemmar i koncernledningen. Styrelsen informeras om ersättningsutskottets beslut. Ersättningsutskottet har därefter till uppgift att följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare som årsstämman fattat beslut om. Vidare ska ersättningsutskottet följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för bolagsledningen. Ersättningsutskottet sammanträdde under räkenskapsåret vid två tillfällen. 

Revisionsutskott
Revisionsutskottets uppgifter fullgörs av styrelsen och bedrivs som en integrerad del av styrelsearbetet vid ordinarie styrelsesammanträden. Styrelseledamot Malin Nordesjö har redovisnings- och revisionskompetens. Revisionsutskottets uppgift är att övervaka bolagets finansiella rapportering, övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll och riskhantering med avseende på den finansiella rapporteringen, hålla sig informerat om revisionen av årsredovisningen  och koncernredovisningen, granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och därvid särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller bolaget andra tjänster än revisionstjänster och biträda vid upprättande av förslag till bolagsstämmans beslut om revisorsval.

Styrelsen har i anslutning till att styrelsen fastställde årsbokslutet för 2020/2021 haft genomgång med och fått rapport från bolagets externa revisorer. Styrelsen hade vid detta tillfälle även en genomgång med revisorerna utan närvaro av VD eller andra i bolagsledningen. 

Revisor

Enligt bolagsordningen ska ett registrerat revisionsbolag väljas som revisor. Revisionsbolaget KPMG AB valdes vid årsstämman 2020 för tiden intill utgången av årsstämman 2021. Auktoriserade revisorn Joakim Thilstedt är huvudansvarig revisor och auktoriserade revisorn Johanna Hagström Jerkeryd är medansvarig revisor. Bolagets revisor arbetar efter en revisionsplan, i vilken synpunkter inarbetats från styrelsen, och rapporterar sina iakttagelser till bolags- och affärsområdesledningar, koncernledningen och till Addtech AB:s styrelse, dels under revisionens gång, dels i samband med att årsbokslutet fastställs. KPMG genomför revisionen i Addtech AB samt i nästan samtliga dotterbolag. Bolagets revisor deltar också vid årsstämman och beskriver samt uttalar sig där om revisionsarbetet.

Den externa revisorns oberoende regleras genom en särskild instruktion beslutad av styrelsen där det framgår inom vilka områden den externa revisorn får anlitas i frågor vid sidan av det ordinarie revisionsarbetet. Bolagets revisor prövar kontinuerligt sitt oberoende i förhållande till bolaget och avger varje år en skriftlig försäkran till styrelsen att revisionsbolaget är oberoende i förhållande till Addtech. Revisorerna har under det senaste året haft rådgivningsuppdrag avseende främst redovisning, förvärvs- och skattefrågor.

Kvartalsvis revisionsgranskning 
Addtechs halvårs- eller niomånadersrapport har under verksamhetsåret 2020/2021 inte granskats av bolagets externa revisorer, vilket är en avvikelse från Kodens regler 7.6. Styrelsen har, bland annat efter avstämning med bolagets externa revisorer, hittills gjort bedömningen att nyttan och merkostnaden för bolaget för en utökad kvartalsvis revisorsgranskning inte kan motiveras. 

Vald revisor KPMG AB

JOAKIM THILSTEDT
Huvudansvarig revisor
Auktoriserad revisor, Stockholm. Född 1967. Joakim Thilstedt har varit huvudansvarig för revisionen av  Addtechkoncernen sedan 2016/2017 och arbetar därutöver som huvudansvarig revisor bland annat i AFRY, Ahlsell, Concentric och Husqvarna.

JOHANNA HAGSTRÖM JERKERYD
Medansvarig revisor
Auktoriserad revisor, Stockholm. Född 1984. Johanna Hagström Jerkeryd har varit medansvarig revisor för revisionen av Addtechkoncernen sedan 2020/2021 och arbetar därutöver bland annat med revisionen av Momentum Group AB, Länsförsäkringar AB, Kinnevik AB, Annehem Fastigheter AB och Svenskt Näringsliv. Johanna är även huvudansvarig revisor i Kondator AB, Direktronik AB samt flera andra företag däribland Servando Bolag AB och ETAB Industriautomation AB. 

Verkställande direktören och koncernledning 

Verkställande direktören, Niklas Stenberg, leder verksamheten i enlighet med aktiebolagslagen samt inom de ramar styrelsen lagt fast. Verkställande direktören tar i samråd med styrelsens ordförande fram nödvändigt informations- och beslutsunderlag inför styrelsemöten, föredrar ärenden och motiverar förslag till beslut. Verkställande direktören leder koncernledningens arbete och fattar beslut i samråd med övriga i koncernledningen. Koncernledningen bestod vid utgången av 2020/2021 av Niklas Stenberg (VD), Malin Enarson (ekonomidirektör), Patrik Klerck (affärsområdeschef Automation), Martin Fassl (affärsområdeschef Components), Hans Andersén (affärsområdeschef Energy), Claus Nielsen (affärsområdeschef Industrial Process) samt Per Lundblad (affärsområdeschef Power Solutions). Koncernledningen har regelbundna verksamhetsgenomgångar under VD:s ledning.

En närmare presentation av VD och koncernledningen finns i årsredovisningen under avsnittet Koncernledning samt på bolagets hemsida.

Ersättning till ledande befattningshavare

Principer för ersättning till ledande befattningshavare i Addtech fastställs av årsstämman. Ledande befattningshavare utgörs av VD och övriga personer i koncernledningen. Vid årsstämman 2020 antogs styrelsens förslag om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Dessa riktlinjer överensstämmer väsentligen med de principer som tidigare har tillämpats. 

Addtech strävar efter att erbjuda en total ersättning som är rimlig och konkurrenskraftig och som därigenom gör att bolaget förmår attrahera samt behålla kvalificerade medarbetare. Den totala ersättningen, som varierar i förhållande till den enskildes och koncernens prestationer, kan bestå av de komponenter som anges nedan. Fast lön utgör grunden för den totala ersättningen. Lönen ska vara konkurrenskraftig och avspegla det ansvar som arbetet medför. Den fasta lönen revideras årligen. Rörlig lön baseras i huvudsak på koncernens resultattillväxt, lönsamhet och kassaflöde. Den årliga rörliga delen kan uppgå till maximalt 40 procent av den fasta lönen. Styrelsen utvärderar på årlig basis huruvida ett långsiktigt incitamentsprogram ska föreslås årsstämman eller inte, och om så är fallet, huruvida det föreslagna långsiktiga incitamentsprogrammet ska innefatta överlåtelse av aktier i bolaget. Ålderspension, sjukförmåner och övriga förmåner ska utformas så att de återspeglar regler och praxis på marknaden. Om möjligt ska pensionerna vara avgiftsbestämda.

För ytterligare redogörelse avseende ersättningar till ledande befattningshavare se årsredovisningen not 6. De av stämman godkända principerna för ersättningar till ledande befattningshavare har följts under verksamhetsåret.

Långsiktiga incitamentsprogram 
Addtech hade vid räkenskapsårets utgång fyra utestående köpoptionsprogram om totalt 3 590 000 B-aktier. Syftet med långsiktiga incitamentsprogram är att ge ledningspersoner inom koncernen en möjlighet att genom en egen investering ta del av och verka för en positiv värdeutveckling av bolagets aktier. Programmen förväntas vidare skapa förbättrade förutsättningar för att behålla och rekrytera kompetent personal till koncernen, tillhandahålla konkurrenskraftig ersättning samt förena aktieägarnas och ledningspersonernas intressen. Ambitionen är att programmen ska bidra till att ledningspersoner långsiktigt ökar sitt aktieägande i Addtech. De ledningspersoner som omfattas av programmen är den grupp som, i en i övrigt starkt decentraliserad organisation, har möjlighet att skapa positiva resultateffekter genom samarbeten mellan koncernens dotterbolag. De av årsstämma beslutade aktierelaterade incitamentsprogrammen innebär inte någon nettobelastning på bolagets egna kapital.

Ersättning till styrelse och revisor

Årsstämman i Addtech AB beslutar varje år om riktlinjer för ersättning till styrelsen och revisor. 

Enligt beslut från årsstämman 2020 uppgår det totala styrelsearvodet till 2 690 000 kronor vilket fördelas enligt följande: 740 000 kronor till styrelsens ordförande, 370 000 kronor till respektive övrig av årsstämman utsedd styrelseledamot som inte är anställd i bolaget samt 50 000 kronor till respektive ledamot i ersättningsutskottet. För ytterligare redogörelse avseende styrelsearvode se årsredovisningen not 6. 

Revisionsarvode ska enligt beslut på årsstämman utgå enligt godkänd räkning. För ytterligare redogörelse avseende revisionsarvode samt arvode för tjänster utöver revision se årsredovisningen not 7.

Operativ organisation och styrning

Addtech var under verksamhetsåret 2020/2021 organiserat i följande fem affärsområden: Automation, Components, Energy, Industrial Process och Power Solutions. Indelningen i affärsområden speglar Addtechs interna organisation och rapportsystem. 

Sammantaget består Addtechkoncernen av cirka 140 självständiga bolag i 20 länder. Besluten om bolagens verksamhet fattas nära marknaden men ur ett styrningsperspektiv är det samtidigt viktigt att integrera det förvärvade bolaget i för koncernen viktiga frågor såsom finansiell rapportering, administrativa rutiner samt gemensamma kärnvärden.

I varje operativt bolag finns en styrelse där bolagets verkställande direktör och ledningspersoner från affärsområde eller affärsenhet finns representerade. Inom respektive affärsområde är bolagen grupperade i affärsenheter formade runt produkt- eller marknadskoncept. Varje bolags verkställande direktör rapporterar till en affärsenhetschef, som i sin tur rapporterar till affärsområdeschefen. Respektive affärsområdeschef rapporterar till VD för Addtech AB. Affärsområdena och affärsenheterna har interna styrelsemöten där VD är ordföranden samt ekonomidirektören för Addtech deltar samt respektive affärsområdeschef och controller. Andra tjänstemän deltar i affärsområdets styrelsemöten såsom föredragande av särskilda frågor eller om så annars bedöms lämpligt.

System för intern kontroll och riskhantering i den finansiella rapporteringen

Intern kontroll
Styrelsen har det övergripande ansvaret för att säkerställa att koncernen har ett effektivt system för ledning och intern kontroll. I detta ansvar ingår att årligen utvärdera den finansiella rapportering som styrelsen erhåller och ställa krav på dess innehåll och utformning för att säkerställa kvaliteten i rapporteringen. Detta krav innebär att den finansiella rapporteringen ska vara ändamålsenlig med tillämpning av gällande redovisningsregler och övriga krav på noterade bolag. Årligen sker avrapportering av ekonomidirektören till styrelsen över koncernens arbete med intern kontroll. 

Kontrollmiljö
Addtech bygger och organiserar sin verksamhet med utgångspunkt i ett decentraliserat lönsamhets- och resultatansvar. Basen för intern kontroll i en decentraliserad verksamhet utgörs av en väl förankrad process som syftar till att definiera mål och strategier för respektive verksamhet. Definierade beslutsvägar, befogenheter och ansvar kommuniceras genom interna instruktioner och av styrelsen fastställda policys. Koncernens viktigaste finansiella styrdokument omfattar finanspolicy, rapporteringsmanual och instruktioner inför varje bokslut. För koncernens bokslutsprocess används ett koncerngemensamt rapporteringssystem med tillhörande analysverktyg. På ett mer övergripande plan ska all verksamhet inom Addtechkoncernen bedrivas i enlighet med koncernens
uppförandekod. 

Riskbedömning
Addtech har etablerade rutiner för intern kontroll och riskhantering i den finansiella rapporteringen gällande de risker som styrelse och koncernledning bedömer vara väsentliga. Riskbedömningen görs med utgångspunkt i koncernens resultat- och balansräkning för att identifiera risken för väsentliga fel. För Addtechkoncernen som helhet är de största riskerna i den finansiella rapporteringen kopplade till immateriella anläggningstillgångar relaterade till företagsförvärv. Exponeringen baseras på graden av beroende av intern kontroll eller bedömningar som kan påverka den finansiella rapporteringen. Koncernen har årliga rutiner för nedskrivningsprövningar för att identifiera indikationer på nedskrivningsbehov. 

Kontrollaktiviteter 
Exempel på kontrollaktiviteter är transaktionsrelaterade kontroller så som regelverk kring attester och investeringar samt tydliga utbetalningsrutiner, men även analytiska kontroller som utförs av koncernens controllers och centrala ekonomifunktion. Controllers och ekonomichefer på samtliga nivåer inom koncernen har en nyckelroll för att skapa den miljö som krävs för att uppnå transparent och rättvisande finansiell rapportering. En roll som ställer höga krav på integritet, kompetens och förmåga hos enskilda individer. 

För att säkerställa ett effektivt kunskaps- och erfarenhetsutbyte inom ekonomifunktionerna genomförs regelbundna ekonomikonferenser där aktuella ämnen avhandlas. En viktig övergripande kontrollaktivitet är den månatliga resultatuppföljning som genomförs via det interna rapporteringssystemet och som analyseras och kommenteras i det interna styrelsearbetet.  Resultatuppföljningen omfattar avstämning mot satta mål, tidigare uppnått utfall samt uppföljning av ett antal centrala nyckeltal.

Årligen sker en självutvärdering av koncernens samtliga bolag med avseende på frågor rörande intern kontroll. Bolagen kommenterar där hur väsentliga frågeställningar hanterats, exempelvis affärsvillkor i kundkontrakt, kreditprövning av kunder, värdering och inventering av varulager, utbetalningsrutiner, dokumentation och analys av bokslut samt efterlevnad av interna policys och rutiner. För kritiska frågor och processer har en accepterad miniminivå fastställts, vilken samtliga bolag förväntas uppfylla. Respektive bolags svar valideras och kommenteras av respektive bolags externa revisor i samband med den ordinarie revisionen. Svaren sammanställs därefter och analyseras, varefter de presenteras för affärsområdes- och koncernledning. Resultatet av arbetet med självutvärdering beaktas då kommande års självutvärdering och externa revisionsinsats planeras.

Utöver arbetet med självutvärdering sker även en fördjupad analys av den interna kontrollen av cirka 25 operativa bolag per år. Arbetet benämns internrevision och utförs på bolagen av affärsområdescontrollers och medarbetare från moderbolagets centrala ekonomifunktion. Centrala processer i bolagen, och kontrollpunkter av dessa, kartläggs, testas och protokollförs. De externa revisorerna tar del av protokollen i samband med revision av bolagen. Processen ger en god grund för att kartlägga och bedöma den interna kontrollen inom koncernen. Regelbundet görs också av extern part en genomgång och bedömning av koncernens processer för internkontroll.

Information och kommunikation
Styrande riktlinjer, policys och instruktioner finns tillgängliga på interna digitala forum som exempelvis Teams. Uppförandekoder finns publikt tillgängliga på Addtechs webbplats. Dokumenten uppdateras löpande vid behov. Förändringar kommuniceras separat via e-post och på möten för de som berörs. 

Tillgängligheten för intern information i interna kanaler är styrt via behörigheter. Koncernens medarbetare är indelade i olika grupperingar och de olika grupperingarna har olika tillgång till information. Samtliga finansiella riktlinjer, policys och instruktioner finns tillgängliga för respektive bolags VD och ekonomiansvarig, affärsenhetschefer, affärsområdeschefer, affärsområdescontrollers samt central ekonomistab. Även vad gäller finansiell data för koncernen är detta centralt styrt via behörigheter. 

Uppföljning
Utfallet av internkontroll analyseras och kommuniceras årligen. En bedömning görs över vilka förbättringsåtgärder som ska drivas i de olika bolagen. Styrelserna i de olika koncernbolagen informeras om utfallet av intern kontroll i respektive bolag och vilka förbättringsåtgärder som bör genomföras. Affärsområdescontrollers tillsammans med bolagsstyrelserna följer sedan upp arbetet löpande under kommande år. Addtechkoncernens styrelse erhåller månadsvis kommentar från verkställande direktören över affärsläget och verksamhetens utveckling. Styrelsen avhandlar såväl alla kvartalsbokslut som årsredovisning innan dessa publiceras. Årligen uppdateras styrelsen om arbetet med intern kontroll samt utfallet av denna. Styrelsen tar också del av den bedömning som de externa revisorerna gör av de processer koncernen har för internkontroll.

Internrevision
Mot bakgrund av ovan beskrivna riskbedömning och utformning av kontrollaktiviteter, innehållande bland annat momentet självutvärdering samt fördjupad analys av internkontrollen, har styrelsen valt att inte ha en särskild funktion för internrevision.